Wie kommt der Content ins System – Inhalte und ihre redaktionelle Aufbereitung

Wissensdatenbanken versetzen den Nutzer schnell in einen Rausch der Technik. Inhalte komfortabel erstellen, Wissensbereiche bequem verwalten, per Volltextsuche Begriffe sofort aufspüren – die Vielfalt der Funktionen ist häufig top. Lässt sich das auch vom Content sagen?

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Content ist King, hieß es früher. Waren das noch Zeiten, denn heute dominieren eindeutig Plattform, System, dynamische Filter etc. Doch was nützen die fortschrittlichsten Features, wenn die Inhalte aus einer unsortierten Sammlung von Daten, Fakten und Vorstellungen bestehen?

Infos – state-of-the-art

Bevor die Wissensdatenbank unbesehen befüllt wird, lohnt es sich, die Wissensbestände genauer zu betrachten. Der erste Arbeitsschritt besteht also in einer Analyse. Da zeigt sich häufig, dass manche Informationspartikel ihre Lebensdauer schon überschritten haben. Erfahrungsgemäß fördert die Zusammenschau auch Redundanzen zu Tage, die getrost getilgt werden können. Als Faustregel gilt: Eine Datenbank kann nur so aktuell sein wie ihre Inhalte. Eine gründliche Aufräumarbeit ist schon die halbe Miete.

Nutzergerecht und nutzengerecht

Noch sind die Daten nicht im System – aus gutem Grund. Jetzt heißt es, das Material zu strukturieren und aufzubereiten. Es kommt darauf an zu identifizieren, wer die Leser sind und welches Wissen sie für ihre Aufgaben brauchen. Diese Parameter unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. So lässt sich das Konzept nicht pauschal definieren, sondern hängt von den jeweiligen Anforderungen und Gegebenheiten ab.

Die Form folgt den Fakten

Informationen brauchen eine lesergerechte Darstellung. Welche Wissensportionen eignen sich zur schnellen kognitiven Aufnahme? Welche Schriftarten und Schriftgrößen erleichtern die Lektüre? Welche Icons und visuellen Elemente unterstützen das unmittelbare Verstehen? Ganz wichtig dabei, dass Infos desselben Typs auch in derselben Weise auf dem Bildschirm erscheinen.

Regeln schaffen Klarheit

An dieser Stelle empfiehlt sich ein Styleguide, der die Darstellungsformen eindeutig definiert. Einheitlichkeit schafft einen Wiedererkennungswert. Der Leser findet sofort gesuchte Inhalte. Das hat zusätzlich den Vorteil, dass jede Aktualisierung und Erweiterung stets die Fortsetzung des bereits Bestehenden ist und sich bruchlos in das Gesamtbild einfügt.

Die richtigen Worte finden

Das Design ist jedoch nur die eine Seite der Medaille. Eine angemessene sprachliche Form trägt ebenso zur barrierefreien Aufnahme des Wissens bei. Wann bieten sich zum Beispiel Stichworte an, wo stehen besser ganze Sätze? Welche Reizwörter gilt es zu vermeiden, welche Begriffe sind besonders anschaulich und setzen sofort das Verständnis in Gang? Auch Navigationstitel und Überschriften funktionieren besonders effektiv, wenn sie prägnant und einleuchtend formuliert sind. Ganz zentral ist ein zielgruppengemäßes Wording.

Einheitlichkeit schafft Verbindlichkeit

Ein überlegtes sprachliches Konzept sorgt auf Satz- und Wortebene für Klarheit, in einem Stil quasi aus einem Guss. So wird der tägliche Umgang mit der Datenbank zu einem vertrauten Erlebnis. Dabei sollte sich die besondere Tonalität des Unternehmens mit den Besonderheiten des Online-Schreibens verbinden.

Auch für flüchtiges Lesen ausgelegt

Längst gilt als ausgemacht, dass Internet als Medium seine eigenen Gesetze hat. Sich mediengerecht auszudrücken bedeutet, den Text kurz und knapp zu halten, auf überflüssige Artikel und Adjektive zu verzichten, die Infohäppchen mundgerecht zu servieren. Einschlägige Untersuchungen sind sich einig. Viele Leser folgen nicht mehr dem Satz – wie verkürzt auch immer er ist –, sondern überfliegen, lesen quer, scannen.

Jederzeit die passende Antwort

Jetzt spielt wieder die Technik eine Rolle: in Form von intelligenten Abfragemöglichkeiten. So findet jeder Mitarbeiter unmittelbar die Information, die er braucht, zum Beispiel wenn er Kunden erfolgreich beraten möchte. Vielfältig sollten die Zugriffsmöglichkeiten sein und alle Arbeitsweisen unterstützen, damit Fakten und Zahlen jederzeit abrufbar und strategisch einsetzbar sind. Community Features fördern den Wissensaustausch untereinander. Mit Best Practice-Lösungen stehen anwendungsbereite Verfahren zur Verfügung.

Ein kleines Fazit

Am Anfang sollte eine sehr gründliche konzeptionelle Planung stehen. Zahlreiche strategische Überlegungen im Vorfeld sind sinnvoll. Erst dann entsteht eine Wissensdatenbank, die Mitarbeiter jederzeit mit zuverlässigen Informationen versorgt. Vor allem ist es mit dem Initialaufwand nicht schon getan. Auch wenn die großen Strukturen feststehen, bleibt die permanente Weiterentwicklung von Struktur und Content. Sonst ist die investierte Arbeit vergebens. Denn heutzutage hat Wissen bisweilen eine dramatisch kurze Halbwertszeit.

Erfahrungswerte

In zahlreichen Projekten für diverse Auftraggeber hat koviko eine individuelle Wissensdatenbank realisiert. Der Ansatzpunkt war jeweils, das Wissen eines Unternehmens mit ganz unterschiedlichen Methoden zu erschließen und zu bündeln. Medienübergreifende Recherchen halfen, mögliche Leerstellen zu füllen. Lassen Sie sich beispielhaft vorführen, wie der Inhalt in die Datenbank kommt - und dort seine Aktualität bewahrt. Wir sind unter 0331 700 8830 für Sie da.